Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Merqo B.V. is een strategisch creatief bureau gevestigd in Hengelo. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je contact met ons opneemt of gebruik maakt van onze diensten, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Via het contactformulier

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• De inhoud van jouw bericht
• Gekozen dienst en indicatie van budget

Via de gratis merkscan

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en website
• E-mailadres
• Antwoorden op de scanvragen (uitdagingen, toelichting)

Via e-mail en telefoon

• Contactgegevens die je zelf deelt
• Inhoud van de communicatie

Via onze website (automatisch)

• IP-adres (geanonimiseerd)
• Browsertype en -versie
• Bezochte pagina's en tijdsduur
• Klikgedrag en scrolldiepte (via Microsoft Clarity, alleen na toestemming)

Als opdrachtgever

• Naam, functie en contactgegevens
• Bedrijfsgegevens (KvK, BTW, adres)
• Betaalgegevens (via boekhoudprogramma)
• Projectinhoud en briefingdocumenten

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Beantwoorden van vragen en verzoeken - Om contact met je op te nemen naar aanleiding van een formulier, e-mail of telefonisch verzoek.
• Uitvoering van de overeenkomst - Om onze diensten te leveren aan opdrachtgevers, inclusief projectbeheer, facturatie en communicatie.
• Verbetering van onze website - Om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en de gebruikerservaring te verbeteren (na toestemming).
• Wettelijke verplichtingen - Zoals het bijhouden van een correcte boekhouding voor de Belastingdienst.
• Marketing - Om met jouw toestemming informatie te sturen over onze diensten, alleen als je je hiervoor hebt aangemeld.

4. Op welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) - Voor het plaatsen van analytische cookies en het sturen van marketingberichten.
• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) - Voor de uitvoering van onze dienstverlening aan opdrachtgevers.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) - Voor de fiscale bewaarplicht van facturen en administratie.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) - Voor het beantwoorden van contactverzoeken en voor basisfunctionaliteit van de website.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Contactformulieren en e-mailverzoeken - Maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt.
• Klantgegevens en projectdossiers - 7 jaar na afronding van de opdracht (wettelijke bewaarplicht Belastingdienst).
• Facturen en financiele administratie - 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Analysegegevens via Clarity - Maximaal 13 maanden, conform het beleid van Microsoft Clarity.
• Nieuwsbriefinschrijvingen - Totdat je je uitschrijft of toestemming intrekt.

6. Delen wij gegevens met derden?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen gegevens delen met de volgende verwerkers, die namens ons handelen:

• Hostingprovider (Ploi / DigitalOcean) - Voor het hosten van onze website en opslag van ingediende formulieren. Server staat binnen de EU.
• Microsoft Clarity - Voor heatmaps en sessie-analyse. Alleen na uitdrukkelijke toestemming. Microsoft is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework.
• Meta (Facebook Pixel) - Voor advertentiedoeleinden, alleen na uitdrukkelijke toestemming.
• Boekhoud- en facturatiesoftware - Voor de financiele administratie. Wij werken met AVG-conforme leveranciers.
• E-mailprovider (Resend) - Voor het versturen van notificatiemails vanuit het contactformulier. Resend voldoet aan de AVG.

Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten conform art. 28 AVG.

7. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Bij jouw eerste bezoek vragen wij om toestemming via onze cookiebanner.

Functionele cookies (altijd actief)

• Sessiecookie / CSRF-token - Noodzakelijk voor de werking van formulieren en beveiliging. Vervalt bij het sluiten van de browser.
• Cookie-voorkeur - Slaat jouw keuze op in de cookiebanner. Bewaard in localStorage.

Analytische cookies (na toestemming)

• Microsoft Clarity - Registreert klikgedrag, scrolldiepte en sessie-opnames. Bewaartermijn: 13 maanden. Meer info: privacy.microsoft.com

Marketing cookies (na toestemming)

• Meta Pixel - Voor het meten van advertentieresultaten en het aanmaken van doelgroepen. Bewaartermijn: maximaal 180 dagen. Meer info: facebook.com/privacy

Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door jouw browseropslag te wissen of opnieuw de cookiebanner te tonen via deze pagina.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb jij de volgende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG) - Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) - Je hebt het recht onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (art. 17 AVG) - Je hebt het recht jouw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om ze te bewaren.
• Recht op beperking (art. 18 AVG) - Je kunt verzoeken om de verwerking van jouw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG) - Je hebt het recht jouw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG) - Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking van toestemming - Als verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je die op elk moment intrekken.

Om gebruik te maken van jouw rechten, stuur je een e-mail naar info@merqo.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Wij kunnen vragen om jouw identiteit te bevestigen.

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met jouw gegevens? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen te voorkomen:

• Alle verbindingen zijn beveiligd via HTTPS (TLS-encryptie)
• Toegang tot de administratieve omgeving is beveiligd met een wachtwoord en beperkt tot bevoegd personeel
• Formuliergegevens worden versleuteld verzonden
• Onze hostingomgeving wordt regelmatig bijgewerkt en gemonitord

Mocht er ondanks onze maatregelen toch een datalek plaatsvinden, dan melden wij dit - indien vereist - binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen conform de wettelijke vereisten.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina. Wij raden je aan dit beleid periodiek te raadplegen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina vermeld.

Bij wezenlijke wijzigingen die jou als opdrachtgever of contactpersoon direct betreffen, zullen wij je per e-mail informeren.

11. Contact en vragen

Heb je vragen over dit privacybeleid of over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op: